CORSO DI MICROSOFT OUTLOOK     --sezione 1--

Creare delle cartelle per archiviare la posta in arrivo , è  oserei dire indispensabile, in quanto all'attivazione della connessione, o alla selezione di INVIA/RICEVI, OUTLOOK, "scarica" tutte le E-MAIL nella cartella POSTA IN ARRIVO, senza distinzione alcuna.  Di conseguenza, ci ritroveremo (ancor più se scarichiamo la posta con cadenza non giornaliera) con tantissime E-MAIL difficili da individuare immediatamente. Ecco allora che avendo a disposizione delle cartelle: AMICI, ISCRIZIONI, SERVER etc. ci sarà sufficiente trascinare ogni messaggio ricevuto nella sua bella cartellina! per avere tutto in ordine e ben archiviato.

PROCEDURA:

- Con il puntatore del mouse sulla cartella posta in arrivo (naturalmente all'interno di Outlook: posta in arrivo)
- Fare clic (con il tasto destro del mouse) sulla cartella dove dovrà sorgere quella secondaria
- Scegliere NUOVA CARTELLA
- IMMETTERE il nome della cartella
- SELEZIONARE  la cartella che farà da "contenitore"
- Cliccare su: OK

NOTA: Fate attenzione alla cartella che scegliete come principale ; perchè tutte le cartelle che andrete a creare , saranno delle sottocartelle della stessa.

Inserire un link può essere molto utile (quasi indispensabile) nell'ipotesi che vogliate comunicare ad un amico o ad un collega,  quella pagina web che è di vostro comune interesse (se la pagina web è una pagina interna del sito, dovreste elencare l'origine completa: www.sito.it/oggetto/esempio/cosa che cerco) e che diversamente vi sarebbe difficile da dettagliare.

- Nel punto esatto della vostra e-mail, all'interno della parte testuale dove desiderate che appaia il link da inserire; (se il link deve essere accorpato ad un testo pre-esistente, evidenziate il testo relativo)
- Scegliere: INSERISCI (dalla barra superiore: FILE,MODIFICA,VISUALIZZA ETC.) e cliccare su: COLLEGAMENTO IPERTESTUALE
- IMMETTERE il link desiderato (o sceglierne uno, se presente, tra quelli mostrati)

Confermare la scelta eseguita: OK

I motivi per cui inviare una e-mail per conoscenza possono essere innumerevoli e svariati, per cui mi limiterò a citarne un solo caso. Se per una qualsiasi motivazione dovete ad esempio inoltrare  una  comunicazione ad una Società; ma nello stesso tempo dovete anche trasmetterne copia all'ENTE (eventuale) che deve risarcire un danno; questa è la soluzione migliore che potete attuare!

- Preparata la vostra E-MAIL
- Andate nella caselle di intestazione della E-MAIL (sotto alla riga dove avete inserito il destinatario)
- E nella casella  con l'indicazione: Cc.... inserite il secondo destinatario

Tutto fatto!!!!.

NOTA: In questo modo, sia il Destinatario principale che quello per Conoscenza, avranno la possibilità di "VEDERSI"  (quindi visualizzando il rispettivo indirizzo e-mail) a vicenda.

Varie e non di semplice esposizione potrebbero essere le motivazioni che presuppongono l'utilizzo di questa particolare procedura. Una di queste, potrebbe essere la necessità di far conoscere ad un supervisore (ad esempio un Responsabile per le comunicazioni o una Amministratore di rete) il contenuto di una e-mail inviata ad un membro di una determinata lista di contatti o di un determinato gruppo di lavoro, senza che i vari componenti possano visualizzare il riferimento (indirizzo e-mail) dell'Amministratore.

- Preparata la vostra E-MAIL
- Andate sulla barra delle applicazioni (in alto al messaggio: FILE, MODIFICA etc.) e cliccate su: VISUALIZZA
- Alla apertura del menù di dialogo, spuntate la voce: VISUALIZZA CAMPO CCN
- Inserire quì l'indirizzo e-mail del supervisore, amministratore etc.

Così facendo, i destinatari del messaggio (campi: A o CC) non sapranno che avrete inviato una copia dello stesso ad un altro destinatario: che rimarrà perfettamente invisibile!

NOTA: Inserendo tutti i destinatari nel campo CCN, nessuno dei destinatari potrà visualizzare l'indirizzo e-mail presente all'interno della lista.

La necessità di spedire un allegato può essere semplicemente dettata (tra le altre infinite motivazioni) dal bisogno di inoltrare un determinato file: WORD, EXCEL o altro ad un destinatario!

- Preparata la vostra E-MAIL
- Andate sulla barra delle applicazioni (in alto al messaggio: FILE, MODIFICA etc.) e cliccate su: INSERISCI

A questo punto, apertasi la maschera di selezione, non dovrete fare altro che selezionare il file da inviare e farvi doppio clic. Ecco il vostro file comparire come allegato al messaggio.

NOTA: In basso all'oggetto apparirà il vostro file: alla sua destra apparirà il "bottone OPZIONI ALLEGATI. Tramite questa opzione è possibile impostare la condivisibilità (esempio: gruppo di lavoro dell'allegato stesso). 

Salvare un messaggio di posta elettronica può tornare utile in moltissime situazioni. In particolar modo se quel determinato messaggio deve essere lavorato (magari per elaborarne il contenuto o gli estremi) ed incollato (tutto o in parte) all'interno di un documento e/o di una sessione

- Con la mail interessata in fase di visualizzazione
- File (il pulsante di OFFICE) Salva con Nome
- Alla apertura della finestra di dialogo, scegliete il formato con cui desiderate che la mail sia salvata (SOLO TESTO, MODELLO DI OUTLOOK, FORMATO MESSAGGIO DI OUTLOOK)

Salva

NOTA
- Salvando il messaggio in solo testo avrete un file txt ben formattato contenente tutte le intestazioni del messaggio
- Salvando il messaggio in modello di outlook avrete un file nel formato messaggi (icona a forma di bustina)
- Salvando il messaggio come formato di outlook avrete un file tipo oft 

A volte capita di ricevere un messaggio pulito e di vederlo spostato automaticamente nella posta indesiderata. Questo non è affatto un comportamento inconsueto ma soltanto una azione preventiva verso un messaggio non ancora classificato. Per ripristinare il messaggio corrente e tutti quelli futuri provenienti da quel determinato mittente seguire la seguente procedura

- Tasto destro anteprima messaggio
- Alla apertura del menù di dialogo posizionarsi sulla voce: Posta Indesiderata
- Alla visualizzazione del menù secondario, cliccare su: aggiungi mittente all'elenco dei mittenti attendibili
- Fatto!